Falls Sie nach dieser Headline glauben, hier ginge es um Zickenterror zwischen zwei acrylkrallenbewehrten Office-Managerinnen – Fehlanzeige. Es geht um Katharsis. Um Reinigung und Läuterung. Um null Toleranz gegenüber Papierfluten, Stiftebergen, Post-it-Wahnsinn. Sprich: ums Aufräumen.

Dass Letzteres zu meinen Lieblingsbeschäftigungen gehört, mag zwar kaum einer glauben (nicht weil es in meinem Büro so unordentlich wäre, sondern weil die meisten Menschen Aufräumen mit Leid verbinden und nicht mit Lust) – aber eine nahm mich dann doch beim Wort: meine liebe Kollegin T.*. Bei und mit ihr durfte ich nach Herzenslust in ihrem Home Office wütenaufräumen. Eingesetzte Methoden: Büro-Kaizen nach Jürgen Kurz**– und eine Melange aus meinen eigenen Vorgehensweisen, erprobt in vielen Jahren im Home Office und diversen Bürogemeinschaften. Ziel: ein leerer Schreibtisch und ein funktionierendes Ablagesystem.

Was rote Vintage-Radios mit Schnappatmung zu tun haben

Der erste Schritt des Büro-Kaizens lautet: Ordnung und Sauberkeit. Hört sich furchtbar an, ich weiß. Kollegin T. fühlte sich in der ersten halben Stunde auch so. Denn wir rückten mit vielen leeren Kisten in ihr Büro und fingen an, alles wegzuräumen und wegzuwerfen, was sie nicht täglich für ihre Arbeit braucht oder in doppelter und dreifacher Ausführung besitzt. Das tat weh. Hundertschaften von Stiften, Lochern, Tackern, Klebstoff, Notizblöcken, Radiergummis, Schachteln, Kabel, büroüblicher Deko-Kram – alles wanderte entweder gleich in den Müll oder in die Kisten. Als ich ein hübsches rotes Vintage-Radio ebenfalls darin versenkte, bekam T. Schnappatmung. Aber sie hielt durch. Die Kisten versahen wir mit Schildern, entweder „Aussortieren bis xx.xx.xxxx“ oder „Wenn bis xx.xx.xxxx nicht aufgemacht und aussortiert, kann der Inhalt unbesehen weggeworfen werden“, und schoben sie in die Abstellkammer. Die auf den Kisten fixierten Termine notierte ich mir auf einer Liste und vereinbarte mit T., dass ich sie an den entsprechenden Tagen anrufen und nachfragen würde, ob sie ihre Pläne auch erfolgreich in die Tat umgesetzt habe.

Als nächstes sichteten und sortierten wir die Dinge, die T. für ihre tägliche Arbeit braucht – das ist die Stufe 2 des Büro-Kaizens, Standardisierung der Büroorganisation. T. ist Texterin wie ich, deshalb musste ich mich nicht lange in die Prozesse einfinden, die sie täglich durchläuft. Notwendiges Büromaterial und Arbeitsgerät kam in zwei kleine Schubladencontainer unter ihrem Schreibtisch. In einer Mappe mit Registerunterteilung sammelten wir zentrale Informationen wie eine Liste mit Passwörtern, ausgedruckte Adressen von wichtigen Kunden und Kooperationspartnern etc. Diese Mappe kam auf einen der beiden Schubladencontainer – die Informationen sind so jederzeit greifbar, aber nicht auf dem Tisch oder als an die Wand geklebte Post-it-Collage.

Die unkontrollierte Vermehrung der Ordner

Um die Ablagekörbe auf ihrem Schreibtisch – darin: aktuelle Aufträge, Akquiseunterlagen und abzurechnende Jobs – mussten wir jedoch einen Bogen machen, T. weigerte sich noch, sie vom Schreibtisch zu verbannen. Dafür misteten wir die vielen anderen Ablagekörbe aus, in denen sich monatelang Papiere angehäuft hatten. Der Stapel mit den leeren, nicht mehr benötigten Ablagekörben wuchs.

Schließlich machten wir uns an die Regale mit Büchern und Ordnern. Wir brachten Nachschlagewerke und Fachliteratur in eine sinnvolle Ordnung. Die Ordner mit den Kundenunterlagen stellten uns vor eine größere Herausforderung – es waren einfach zu viele. T. hebt alle Unterlagen auf, die mit einem Auftrag zusammenhängen: Auftragseingangsblatt, Recherchematerial, ein Ausdruck des fertigen Textes. Weil T. als Werbetexterin viele kleine Aufträge abwickelt, und das schon seit 20 Jahren, ist eine Menge Material zusammengekommen, ca. 70 Aktenordner. Nun platzte ihr Regal aus allen Nähten, die Ordner hatten sich schon auf dem Fußboden und unter dem Schreibtisch breitgemacht. Dabei hat T. alle nötigen Informationen über diese Aufträge auch auf ihrer Festplatte gespeichert, alles ist also in doppelter Ausführung vorhanden.

Der Damm bricht

Während des Mittagessens sprachen wir über diese Ordner – und waren damit schon auf Stufe 3 des Büro-Kaizen angelangt: Abläufe analysieren und vereinfachen. Es stellte sich heraus, dass T. ihre Unterlagen hortet, weil sie Angst vor einem plötzlichen Verlust ihrer elektronischen Daten hat. Das riesige Papierarchiv ist ihr Weg, dieser Angst zu begegnen. Backups macht sie dagegen nur alle paar Monate. Da blieb nur eins: Wir installierten gleich nach unserer Pause auf ihrem Rechner ein Backup-System, das ihren Datenbestand einmal pro Tag auf einer externen Festplatte automatisch sichert, und zwar immer dann, wenn sie ihren Rechner ausschaltet: Personal Backup von J. Rathlev, IAEP, Uni Kiel.

Und auf einmal ging es ganz leicht mit dem Aussortieren ihrer Ordner. T. war kaum noch zu bremsen, leerte einen Ordner nach dem anderen und stellte ihn in die Abstellkammer. Kistenweise trug sie Altpapier in den Keller. Die Ordner, die bis dahin auf dem Boden standen, rückten ins Regal nach. Das Büro war aufgeräumt. Die Ablage hatte eine neue Struktur. Ganz zum Schluss traute sich T. dann auch an die Ablagekörbe auf ihrem Schreibtisch heran und reduzierte sie von sechs auf drei.

Hier sind übrigens zwei Fotos von T.s Büro, eins vor unserer Aktion und eins danach.

Epilog

Drei Tage nach unserer Aufräum-Aktion rief T. an und berichtete mir, dass sie zwar schon ca. 20 weitere Ordner ausgemistet und entsorgt habe, sich dafür jedoch ein gewisses rotes Vintage-Radio wieder auf ihrem Schreibtisch eingenistet habe – sie fühle sich einfach nicht wohl ohne dieses Teil. Ich erzählte ihr, dass auf meinem Schreibtisch ein Foto von einer Nein-das-verrate-ich-jetzt-nicht stünde, ohne das ich auch nicht so richtig glücklich sei. Null Toleranz stimmt also nicht ganz. Sagen wir mal 2,5 Toleranz auf einer Skala von 1 bis 10. Auch gut. Wo kämen wir denn hin, wenn wir immer so dogmatisch wären. Aber die Headline, die bleibt. Deren Dramaturgie ist einfach viel zu ausgefeilt, als dass ich sie mit einem Toleranzwert von 2,5 kaputtmachen würde. ;-)

*Richtiger Name und Adresse sind der Redaktion bekannt.

** Übrigens: Wer mehr über Jürgen Kurz und sein Büro-Kaizen wissen will, kann hier eine Kurzeinführung lesen, die ich vor einiger Zeit mal geschrieben habe.